Как формируется бюджет на служебную развозку и стоит ли на ней экономить?
Многие промышленные, строительные, торговые и другие предприятия с большим штатом рано или поздно задумываются об организации развозки сотрудников к месту работы автобусами. Причем для некоторых производственных объектов, расположенных за городской чертой или на окраине, этот вопрос становится одним из первостепенных. Кто и как формирует бюджет на служебную развозку, что указывать в техническом задании при организации тендера и стоит ли экономить при выборе подрядчика, рассказал генеральный директор Санкт-Петербургской транспортной компании «Интерсервис» Дмитрий Петров.
Почему возникает необходимость в служебной развозке и как ее организовать
Городские жители чаще всего используют общественный и личный транспорт, чтобы добраться на работу в своем населенном пункте. Но что делать тем, кто живет в сельской местности или работает в компании, находящейся за городом или в удаленном месте, куда невозможно добраться общественным транспортом? В этом случае работодатель может организовать служебную развозку, чтобы пойти навстречу коллективу и быть уверенным в том, что сотрудники попадут на работу вовремя. При этом для многих предприятий развозка персонала стала настоящей необходимостью, гарантирующей стабильный производственный процесс.
Фото транспортной компании Интерсервис
Каким образом организовать служебную развозку, в Трудовом кодексе нет прямых указаний. Поэтому руководство компании самостоятельно решает, как наладить этот процесс. Назовем наиболее распространенные способы перевозки сотрудников:
1. Развозка на транспорте работодателя. Если у предприятия есть собственный автопарк, то такой вариант будет вполне приемлемым.
2. Компенсация расходов на такси или личный автотранспорт. Работодатель может компенсировать сотруднику фиксированную сумму или оплачивать затраты на основании представленных бланков строгой отчетности (квитанций, чеков и т.д.)
3. Заключение договора с подрядчиком по служебной развозке. Это наиболее выгодное решение, которое не требует содержания собственного транспорта на балансе предприятия и исключает связанные с этим расходы.
Выбрав третий вариант, важно найти достойную транспортную компанию, которая обеспечит максимальный комфорт пассажиров, гарантирует безопасность и своевременную доставку к месту работы. При этом немаловажную роль при выборе партнера играет стоимость услуг.
Кто формирует бюджет служебной развозки и как сократить налоговые вычеты
Когда предприятие решает заключить договор с транспортным провайдером, то встает вопрос с определением размера бюджета. Это направление могут курировать логисты, бухгалтерия, финансовый отдел, административный персонал, HR-отдел и непосредственно руководство компании. В каждой организации существуют свои правила и процедуры по управлению бюджетом служебной развозки.
Когда предприятие впервые организует перевозку сотрудников автобусами, то финансистам предстоит комплексная работа для выделения средств на новую статью расхода. Если этот процесс происходит не при планировании годового бюджета, а например, в середине года, то понадобится согласовывать новый бюджет компании.
Некоторые организации проводят ежегодный тендер, чтобы найти подходящего транспортного провайдера. То есть после того, как подрядчик по служебной развозке отработал год, ему нужно снова участвовать в тендере, условия которого могут сильно измениться. Например, у заказчика появятся новые требования к безопасности и комфорту пассажиров.Иногда финансовый отдел может инициировать сокращение расходов по уже существующей статье затрат на служебную развозку. Например, если возникла острая необходимость в экономии средств. Пересмотр бюджета на услуги по доставке сотрудников также возможен, когда текущего подрядчика по определенным причинам меняют на нового. Чаще всего это происходит из-за несоответствия исполнителя требованиям заказчика или частых нарушений условий договора.
Что касается оплаты служебной развозки по инициативе компании, то эти затраты полностью ложатся на плечи работодателя и никак не затрагивает трудовой коллектив. То есть работники предприятия не должны даже частично оплачивать, например, топливо для автобуса.
При этом предприятие может вычесть расходы на транспортные услуги из расчета налога на прибыль. Как это сделать? Чтобы у налоговых органов не возникло вопросов к работодателю, необходимо выполнить следующие условия:
1. Подтвердить, что есть объективные причины, обуславливающие необходимость в доставке персонала на рабочее место и домой. Такими причинами могут быть особенности производственного процесса, удаленность автобусных остановок, работа в ночное время, когда не ходит общественный транспорт.
2. Включить в трудовой или коллективный договор пункт о служебной развозке, которая станет одной из гарантий работодателя.
Если соблюдены оба этих условия, то налоговых претензий к предприятию не возникнет. При этом судебная практика показывает, что даже одного пункта будет достаточно, чтобы считать расходы на служебную развозку обоснованными.
Что указывать в техническом задании при выборе перевозчика
Сумму бюджета на служебную развозку определяет специалист (HR, логист, менеджер), который непосредственно ищет подрядчика, собирая данные рынка. Для проведения тендера необходимо подготовить грамотное техническое задание с указанием всех требовании к компании, предоставляющей транспортные услуги. Например, в ТЗ прописывается количество сотрудников для перевозки, указывается точка сбора и время прибытия на рабочее место, наличие нужных удобств, лицензий, видеокамер, программного обеспечения для определения геолокации и так далее. Чем больше подробностей, тем лучше.
Идеальный вариант, когда сам заказчик понимает весь процесс и тщательно расписывает техническое задание. Но такое происходит нечасто. Как правило, транспортная компания помогает работодателю составлять ТЗ, предлагая заполнить брифы для получения необходимой информации и подсказывая оптимальные варианты организации служебной развозки. Некоторые кейсы требуют совместной проработки, если речь идет о нестандартных запросах. Например, работодатель хочет ежедневно контролировать количество сотрудников в транспорте и отслеживать передвижение автобуса по маршруту.
Фото транспортной компании Интерсервис
Когда техническое задание готово, документ передают транспортному провайдеру, который определяет стоимость услуг, учитывая все указанные пункты. Добросовестный перевозчик производит расчеты максимально прозрачно, поэтому легко понять, что именно заложено в смету. Важно показать заказчику, за что он платит или почему смета выше, чем у конкурентов. Например, стоимость услуг служебной развозки зависит от состояния и комфорта транспорта, опыта и квалификации водителей, наличия внутрикорпоративной страховки и прочих (в том числе индивидуальных) услуг.
Отмечу, что не каждая транспортная компания согласится снизить смету, исключив или изменив несколько пунктов ТЗ. Экономия часто приводит к снижению качества предоставляемых услуг. Для добросовестного перевозчика это неприемлемо, потому что пострадает его репутация, что в итоге может повлиять на доходы.
Стоит ли экономить на бюджете служебной развозки
Для руководителей и собственников предприятий одним из основных критериев при выборе транспортного провайдера часто становится именно цена, а не широкий перечень услуг или качество сервиса. В этом нет ничего удивительно, поскольку многие представители бизнеса очень трепетно относятся к вопросам экономии бюджета. Но чем опасна такая экономия?
Прежде всего, снижается уровень безопасности жизни и здоровья сотрудников. В устаревших автобусах без современных систем защиты возрастает риск получить серьезные повреждения в дорожно-транспортном происшествии. Мало кому понравится ездить в небезопасном и некомфортном транспорте с изношенным салоном под управлением неопытного водителя. Низкое качество машин и сервиса негативно влияет на имидж и деловую репутацию компании.
Кроме этого, при выборе дешевого перевозчика возрастает риск, что его придется менять из-за некачественных услуг или многочисленных претензий со стороны пассажиров. То есть снова предстоит проводить тендер, тратить драгоценное время и другие ресурсы. В этом случае также теряется весь смысл экономии.
На что обратить внимание при выборе транспортной компании
Когда на предприятии происходит закупка сложного производственного оборудования, то его выбирают тщательнейшим образом, учитывая все технические параметры, вплоть до каждого болтика. Потому что важно, чтобы оборудование работало согласно предписанному техническому процессу, как надежные швейцарские часы. Иначе произойдет сбой, который приведет к серьезным убыткам. То же самое и с выбором подрядчика по служебной развозке. Чтобы заключить договор с достойным партнером, стоит провести подробный аудит транспортной компании. Посетите автопарк, оцените количество и качество автотранспорта, ознакомьтесь со штатом водителей и их квалификацией, закажите тестовую поездку.
Кроме этого, при выборе транспортного провайдера учитывайте следующие факторы:
1. Наличие действующих лицензий и страховок для обеспечения безопасности работников и сохранения имиджа компании при возникновении внештатных ситуаций на дороге.
2. Опыт работы и репутация перевозчика (положительные отзывы клиентов и рекомендации партнеров).
3. Подходящий уровень сервиса и соответствие стоимости услуг их качеству. Подрядчик должен предоставлять те услуги, которые требуются именно вам.
4. Наличие диспетчерской службы с грамотной и оперативной поддержкой 24/ 7, куда водитель может обратиться для корректировки маршрута в случае внештатной ситуации или по другой важной причине.
Если подготовить подробное техническое задание при организации тендера, грамотно сформировать бюджет и найти достойного транспортного провайдера, то услуга служебной развозки станет вспомогательным инструментом бизнеса. Выбор опытного и надежного перевозчика гарантирует безопасность сотрудников и в комплексе с другими мерами заботы о персонале влияет на производительность, укрепление культуры и экономический рост компании.
