Кейс: как правильно исключить слом тайминга участниками мероприятия
Творческие люди, особенно когда их много собирается в одном месте, способны создать незабываемо яркий событийный фон в жизни большого города и даже страны. Но за фасадом спонтанных выступлений и шумных акций с участием знаменитых актеров и режиссеров, скрывается жесткая структура сценарного мероприятия.
Одной из главных его составляющих является трансфер — своевременная доставка участников и гостей организованного события в разные его локации.
Фото с кинофестиваля «Виват кино России!».
Фото транспортной компании Интерсервис.
Кинофестиваль как кейс организации массового мероприятия и его транспортного сопровождения
Свои советы и пояснения дам на примере фестиваля «Виват кино России!» — крупнейшего культурного события, посвященного отечественному кино и проводимого ежегодно весной в Санкт-Петербурге.
В мае этого года фестиваль прошел в 31-й раз и охватил семь крупнейших кинотеатров Северной столицы. Его участникам и гостями стали сотни актеров, режиссеров, кинопродюсеров, сценаристов и представителей других профессий из России и других стран, имеющих отношение к кинематографу. Среди них было немало звезд отечественного театра и кино.
Организаторы фестиваля пригласили на мероприятие компанию «Интерсервис» в качестве подрядчика трансферных услуг.
В течение четырех дней перед моими глазами разворачивался показательный кейс того, как в целом должны проводиться массовые мероприятия такого рода (имеющие отношение к творческой среде) и какие моменты стоит учесть PR-специалистам и ивент-менеджерам при организации транспортного обслуживания подобного события.
Совет №1: все внимание пассажиру-звезде
Итак, перед нами была поставлена задача — обеспечить комфортный трансфер в рамках фестивальных мероприятий звездам российского театра и кино.
Комфортный трансфер предполагает современный автотранспорт: автобусы, микроавтобусы и автомобили и сервис услугу профессиональных вежливых водителей, что обеспечит:
- Позитивное настроение актеров и режиссеров, от которого зависит вся атмосфера фестиваля;
- Хорошее впечатление от поездок и других его составляющих, а значит сработает на добрую репутацию как самого организатора, так и нашей компании, предоставляющей трансферные услуги.
Совет №2: заранее составьте логистическую стратегию и маршрутную карту
Что в ответ на такие вводные должна предложить транспортная компания (на нашем примере, развозка, трансфер звёзд на автобусах, микроавтобусах, автомобилях ):
- Современные комфортные транспортные средства (автобусы, микроавтобусы, представительские седаны и минивэны, прошедшие контрольное техобслуживание), высококвалифицированные водители с коммуникативными навыками (имеют многолетний опыт общения с людьми VIP-уровня), широким кругозором и знанием этикета;
- Логистическую стратегию — заблаговременную разработку не просто основного и запасных маршрутов, а оптимальной маршрутной карты, учитывающей все возможные риски и тот факт, что одни участники и гости фестиваля доставляются из отеля, других нужно привезти из аэропорта или с вокзала, третьих — из мест их непосредственного проживания в Санкт-Петербурге и т.д.;
- В качестве подстраховки — запасной транспорт (не менее комфортный и современный, чем основной) во избежание непредвиденных обстоятельств вроде ДТП, курьезов, внезапной технической неисправности или пробок на дорогах.
Совет №3: продумайте сервис до мелочей
Актеры, да и любые творческие люди, обычно имеют хорошую память на мелочи. Организатору события и транспортной компании важно этот момент учитывать — чтобы создать уютную, доброжелательную, вкусную и комфортную обстановку на всем протяжении мероприятия, без всяких досадных брешей.
Так, известный мэтр советского и российского кино, общественный деятель и публицист Никита Михалков после проведения кинофестиваля «Виват кино России!» прямо заявил в адрес компании «Интерсервис»:
Я хочу, чтобы вы так же сопровождали меня транспортом в моем пребывании в Санкт-Петербурге, не касающемся кинофестиваля...
Такая фраза дорого стоит!
Она означает, что ивент-менеджеры компании-организатора и сотрудники нашей компании хорошо потрудились, между ними сложился тандем и они сумели начисто закрыть репутационные риски.
Совет №4: Закройте все репутационные риски
Последние очень коварны и подстерегают организаторов там, где их совсем не ожидают.
Например, на одном торжественном событии, также проходившем в Санкт-Петербурге, известная кинодива поскользнулась на красной ковровой дорожке во время своего парадного шествия по ней.
Она отделалась ушибом колена. Курьез? Скорее досадная случайность, которую организаторы мероприятия могли бы и предусмотреть…
С нашей стороны мы при подготовке к мероприятию сразу указываем организаторам, исходя из нашего богатого опыта, на возможные риски того, где и как может пойти не по плану.
Иными словами, формируем своего рода «чек-лист узких мест» транспортной составляющей, которые необходимо исключить.
Что в него входит?
Форс-мажоры, связанные с безопасностью поездки, ее комфортностью, таймингом (соблюдение графика), статусом участников и гостей (чтобы транспортные и иные услуги соответствовали имиджу и общественному положению того, кому они оказываются).
Совет №5: задействуйте водителей-профессионалов с хорошо развитыми коммуникативными навыками
Как можно логично предположить, исключить все перечисленные риски можно в первую очередь за счет исправно функционирующих транспортных средств и высококвалифицированных подготовленных водителей.
В нашей компании требования для водителей, работающих на массовых мероприятий, таковы:
- Пунктуальность — забрать и привезти гостей и участников фестиваля вовремя;
- Умение поддержать доброжелательный разговор с теми, кто находится в его салоне;
- Знать правила этикета и вовремя открыть перед готовящимся к посадке пассажиром дверь, помочь выбрать удобное место в соответствии с его пожеланиями и вкусами и т.д.
Совет №6: исключите слом тайминга участниками события
Кроме того, водители должны обладать отличной ситуационной реакций социально-психологического плана (и водители «Интерсервис» ею обладают в полной мере).
Что я имею в виду?
Допустим, какая-то кинозвезда (рассматриваем все кейсы на примере фестиваля «Виват кино России!») приехала в назначенный пункт, наш водитель ее встретил, но, прежде чем сесть в автомобиль или автобус, она вдруг вознамерилась пообщаться с коллегами. Они тоже не прочь поболтать с ней.
Из-за этого под угрозу ставится весь график (тайминг) перевозок.
Похожая рискованная ситуация складывается и тогда, когда сесть в машину звезде мешают невесть откуда взявшиеся поклонники. Они начинают просить у нее автографы, просить вместе сфотографироваться и т.д.
И здесь, конечно же, главная задача водителя — тактично сообщить актеру, актрисе или режиссеру, а также всем задерживающих их, что настало время отправляться в путь. Иными словами, водителю просто необходимо — на какой-то период — взять на себя функции тайм-менеджера знаменитости.
Таким образом, наша компания — в лице конкретного водителя — помогает организатору мероприятия соблюсти тайминг.
Совет №7: Будьте готовы вовремя доставить пассажира из другого места, чем планировалось ранее
Бывает и так, что участник события, которого изначально нужно было забрать из одной точки, предупреждает, что в данный момент находится в другом месте и забрать его необходимо именно оттуда.
В таком случае в дело вступают уже наши диспетчеры и запасной транспорт. Главная цель при этом — обеспечить доставку пассажира к месту события вовремя, то есть в соответствии с графиком мероприятия.
Также важно соблюсти ранее указанное требование — обеспечить пассажиру комфортный во всех отношениях трансфер.
И речь здесь не только об удобстве салона, но и о его безупречной чистоте, опрятности, достойном внешнем виде водителя и его готовности предложить пассажиру в случае необходимости сигарету, воду, интересную историю или познавательную информацию.
Резюмируя можно сказать, что транспортная компания является лицом того мероприятия, которое она обслуживает. Ее водители первыми встречают участников и гостей кинофестиваля или другого какого организованного события.
Поэтому от их внешнего вида, коммуникативных качеств, образа автомобилей и внутреннего убранства и состояния салона у пассажиров рождается образ.
Он влияет на их настроение, а значит и на то, с каким эффектом это событие пройдет и каким останется в памяти всех, кто с ним соприкоснулся.
